Pourquoi utiliser un logiciel de gestion pour centre et organisme de formation ?

Les organismes de formation utilisent-ils des logiciels de gestion ?

Aussi paradoxal que cela puisse paraître, très peu d'organismes encore aujourd'hui, utilisent un logiciel de gestion de leurs activités de formation. On remarque qu'ils sont de mieux en mieux équipés en matériel informatique mais se contentent d'exécuter la majeure partie de leurs tâches avec les suites bureautiques. Mais disons-le tout net, elles ne sont pas conçues pour gérer leurs activités de formation car trop génériques.

Pourquoi les organismes de formation n'utilisent pas plus les logiciels de gestion ?

Tout d'abord, par la méconnaissance de leur existence. Bien souvent, on fait avec ce qu'on a. Mais ce que les entreprises ne réalisent pas très bien, c'est qu'un logiciel de gestion intégré conçu pour leur domaine spécifique leur permet d'optimiser le fonctionnement et la gestion de leurs activités donc le temps qu'elles y consacrent.

Ensuite vient l'argument : "Ça ne fait pas telle ou telle chose ou de telle manière". À moins que le logiciel soit conçu selon leurs spécifications (ce qui a des implications financières importantes mais rentables à la longue), un logiciel de gestion ne fera pas à 100% ce qu'elles font et de la manière dont elles le font.

Alors est-ce que cela vaut vraiment la peine ?

Mais, bien sûr. Les entreprises ont pris l'habitude de gérer leurs activités d'une certaine façon justement parce qu'elles ont démarré avec des outils différents. Et faire preuve d'ouverture et accomplir les mêmes tâches de façon différente peut s'avérer très bénéfique pour l'organisme. Quant aux fonctionnalités manquantes, les entreprises peuvent, par leurs commentaires constructifs, faire évoluer le logiciel justement vers ces fonctionnalités car les éditeurs cherchent constamment à améliorer la qualité de leurs produits.

Quels sont les bénéfices pour les organismes ?

Avant et après tout, un gain de temps considérable. Un logiciel de gestion en général permet de créer, modifier, classer, retrouver et conserver un historique des données. L'utilisation des suites bureautiques nécessite le passage constant d'une application à l'autre engendrant par la même occasion une perte de temps, d'efficacité et donc d'argent pour l'entreprise.

Une influence certaine sur l'image de l'entreprise

Deux formations prévues dans le même local à cause d'une erreur de planning due à un "copier-coller" dans Excel est d'un très mauvais effet pour l'image de l'organisme. De même, qu'une documentation commandée en nombre insuffisant à cause d'une mauvaise gestion du matériel pédagogique laisse une mauvaise impression.

Autres raisons

A part le gain de temps indéniable que représente l'utilisation d'un logiciel de gestion, la simplification des activités métier, la communication aisée entre les différents départements de l'entreprise d'une part, entre l'entreprise et les clients, fournisseurs et partenaires d'autre part, l'accès rapide à l'information stockée ainsi que la conservation de l'historique des activités constituent les autres raisons pour considérer sérieusement l'utilisation des logiciels de gestion pour centres et organismes de formation.

Une formation est-elle nécessaire pour utiliser ces logiciels ?

Très peu. La documentation accompagnant les logiciels ainsi que l'interface de ceux-ci permettent une prise en main facile et rapide de toutes les fonctionnalités de l'application.

Conseils et conclusion

Un logiciel de gestion pour centres et organismes de formation est une application conçue spécifiquement pour gérer les activités de formation d'une entreprise dispensant des cours afin d'optimiser la gestion de leurs activités de formation. Les suites bureautiques complètent l'offre logicielle et ne sauraient nullement se substituer un logiciel de gestion métier.


FormaLog est une gamme de logiciels de gestion destinés aux centres et organismes de formation, écoles de langues et instituts linguistiques.

 

Pour en savoir plus

FormaLog Lite
Logiciel de gestion de séminaires et stages de formation pour centres et organismes de formation

FormaLog Langues
Logiciel de gestion pour écoles de langue et instituts linguistiques